Servicio
Justificación de subvenciones para asociaciones y entidades del tercer sector
Os acompañamos en la justificación técnica y económica para que el proyecto, los gastos y la documentación cuenten la misma historia. Sin esperar al último mes.
Una subvención no termina cuando se concede.
Ahí es donde empieza el trabajo que se va a revisar. Estos son los ocho puntos del recorrido en los que suele aparecer la dificultad.
Ejecución
El proyecto arranca y lo que se hace empieza a separarse de lo que se escribió.
Documentación
Cada actividad deja un rastro. O no lo deja, y entonces es como si no hubiera ocurrido.
Control de gastos
Saber en todo momento qué se ha imputado a la subvención y qué no.
Cambios sobre el presupuesto
Casi siempre los hay. Lo que cambia es si se comprueban antes o después de hacerlos.
Memoria técnica
Contar lo que ha pasado de verdad, acompañado de lo que lo demuestra.
Memoria económica
Las cifras, cuadradas con la memoria y con el presupuesto aprobado.
Requerimientos
Cuando la administración pide algo más y el plazo para contestar es corto.
Cierre
Hasta que el expediente no está cerrado, el proyecto no está terminado.
Lo que se prometió, lo que se hizo y lo que se gastó tienen que contar la misma historia.
Son tres relatos del mismo proyecto. Si no coinciden, el que lo revisa lo nota.
Proyecto
Lo que se prometió.
Los objetivos, las actividades y los indicadores con los que se aprobó la solicitud.
Gastos
Lo que se gastó.
Las facturas, los pagos y su correspondencia con el presupuesto aprobado.
Justificación
Lo que se cuenta al final.
La memoria técnica y la económica, que tienen que decir lo mismo que las dos anteriores.
Cuando una de las tres cuenta algo distinto, el descuadre no aparece el primer mes. Aparece en el último.
Qué podemos revisar y gestionar.
Justificación técnica
- Memoria de actuaciones
- Objetivos
- Actividades
- Indicadores
- Resultados
- Documentación acreditativa
Justificación económica
- Gastos
- Presupuesto
- Facturas
- Documentación económica
- Correspondencia entre ejecución y presupuesto
Seguimiento y cierre
- Revisión previa
- Detección de incoherencias
- Organización documental
- Respuesta a requerimientos
- Acompañamiento hasta el cierre
Qué gasto es admisible y qué documentación se exige lo fija cada convocatoria en sus bases, y cambia de una a otra. Lo que hacemos es revisar vuestro expediente contra esas bases; no somos quienes deciden qué se acepta.
Podemos ayudaros si…
- …la subvención ya está concedida y no sabéis por dónde empezar.
- …el proyecto está en marcha y queréis llevar la justificación al día.
- …se acerca el plazo y todavía falta recopilar documentación.
- …hay gastos que no sabéis cómo encajar en lo aprobado.
- …la memoria y el presupuesto no están coordinados entre sí.
- …ha llegado un requerimiento y hay que contestar con plazo.
- …queréis que alguien lo revise entero antes de presentarlo.
Una buena justificación se prepara mientras el proyecto está ocurriendo.
La mayoría de los problemas de una justificación no se resuelven en la justificación: se resuelven meses antes, cuando todavía se puede guardar el documento que falta o preguntar si ese gasto encaja.
Quien revisa vuestro expediente aquí es la misma persona que sabe cómo se formula un proyecto y cómo se construye su presupuesto. Detrás de cada línea de una memoria hay una actividad que ocurrió de verdad, con personas concretas, y eso se nota al escribirla.
Dónde encaja esto en el resto.
La justificación es el último tramo de un recorrido que empieza mucho antes. Cuando los tramos anteriores están bien llevados, este deja de dar miedo.
- Formulación
- Gestión
- Contabilidad
- Ejecución
- Justificación — estáis aquí
Dónde se complica normalmente.
Ninguno de estos es un problema legal. Son costumbres que se pagan caras en el último mes.
Guardar la documentación al final.
Se guarda según ocurre, con la actividad todavía fresca y la gente localizable.
No volver a mirar las bases durante la ejecución.
Se releen cada vez que algo cambia, no solo al presentar la solicitud.
Mover gastos de una partida a otra sin comprobar las condiciones.
Se comprueba antes de hacerlo, contra las bases de esa convocatoria en concreto.
Escribir la memoria técnica y la económica por separado.
Se escriben a la vez y se cuadran entre sí antes de cerrarlas.
Actividades sin ninguna evidencia de que ocurrieron.
Cada actividad deja su rastro: listados, materiales, fotografías, actas.
Justificar actividades distintas a las aprobadas.
Si hay que cambiar algo, se documenta qué cambió, cuándo y por qué.
Entregar sin una lectura completa previa.
Una revisión entera con tiempo por delante para corregir lo que aparezca.
Hay más sobre esto en Recursos.
Trabajamos sobre todo con asociaciones, asociaciones de pacientes, ONG y fundaciones, enfermedades raras y discapacidad: entidades donde la junta directiva la forman las propias familias y el tiempo para papeleo es el que sobra.
Preguntas frecuentes.
¿Qué documentos se necesitan para justificar una subvención?
Los que pidan las bases de esa convocatoria, que no son los mismos en todas. Lo habitual es una memoria de actuaciones, la relación de gastos, las facturas con sus justificantes de pago y las evidencias de que las actividades se hicieron. Lo primero que hacemos es leer vuestras bases y montar la lista concreta que os aplica.
¿Podéis ayudarnos si el proyecto ya está en marcha?
Sí, y es el mejor momento. Con el proyecto en ejecución todavía se puede guardar lo que falta, ordenar lo que hay y comprobar dudas antes de que sean irreversibles. Entrar cuando ya ha terminado también se puede, pero el margen de maniobra es menor.
¿Podéis revisar una justificación antes de presentarla?
Sí. La revisión previa es uno de los encargos más frecuentes: se lee el expediente completo, se contrasta con las bases y se señalan las incoherencias entre memoria, gastos y documentación mientras todavía hay tiempo de corregirlas.
¿Qué ocurre si un gasto no estaba previsto?
Depende enteramente de la convocatoria. Algunas admiten desviaciones entre partidas dentro de ciertos márgenes, otras exigen autorización previa y otras no lo contemplan. No se puede responder en general: hay que mirar las bases de la vuestra. Lo que sí conviene siempre es comprobarlo antes de hacer el gasto y no después.
¿También preparáis la memoria técnica?
Sí. Redactamos la memoria de actuaciones a partir de lo que realmente se ha ejecutado y de las evidencias que lo respaldan, siguiendo la estructura que pida la convocatoria.
¿También revisáis la parte económica?
Sí, y la cuadramos con la técnica. Es justamente ahí donde aparecen la mayoría de los problemas: una memoria que cuenta una cosa y unas cifras que cuentan otra.
¿Podéis ayudarnos con un requerimiento?
Sí. Se revisa qué se está pidiendo exactamente, se reúne lo que falte y se prepara la respuesta. Los plazos para contestar suelen ser cortos, así que cuanto antes nos lo digáis, más margen hay.
¿Trabajáis con subvenciones de la Junta de Andalucía?
Sí, además de con convocatorias de diputaciones, ayuntamientos, entidades privadas y programas europeos. Aun así, cada convocatoria tiene sus propias bases y su propio modelo de justificación, así que el trabajo siempre empieza leyendo las vuestras.
¿Trabajáis solo en Sevilla?
La base está en Sevilla y la mayor parte del trabajo es con entidades de Andalucía. También acompañamos a entidades de otros puntos: la justificación se lleva igual de bien a distancia.
¿Tenéis una subvención que justificar?
No hace falta esperar al último momento. Contadnos en qué punto está el proyecto y vemos cómo acompañaros.