Servicio
Gestión y fortalecimiento de asociaciones y entidades del tercer sector
Acompañamos a asociaciones y ONG a ordenar sus procesos, repartir mejor las tareas y hacer que la gestión del día a día deje de depender de que una persona concreta esté disponible.
Muchas entidades crecen antes de tener una estructura preparada para gestionarlo.
Demasiadas tareas concentradas en dos o tres personas; una junta directiva que llega a las reuniones sin tiempo de haberlo mirado todo; procesos que funcionan pero que nadie ha escrito; documentación repartida entre correos, carpetas y el ordenador de alguien; seguimientos que se hacen de memoria; herramientas que se fueron acumulando sin plan; y la sensación de que si falta una persona concreta, se para media entidad.
Nada de eso es un fallo de gestión. Es lo que pasa cuando una entidad crece haciendo cosas, que es como crecen las que funcionan.
Ordenar la gestión libera tiempo para centrarse en la causa.
Ninguna entidad pasa de un estado al otro de golpe. Se avanza por tramos, y cada tramo hace más fácil el siguiente.
Tareas dispersas
El punto de partida: mucho hecho, poco escrito y todo en la cabeza de alguien.
Procesos
Lo que ya se hace bien, puesto por escrito para que se pueda repetir sin estar presente.
Responsabilidades
Quién hace cada cosa y quién decide, dicho de forma que no haya que preguntarlo.
Herramientas
Menos sitios donde buscar. La información en un lugar y accesible a quien la necesita.
Seguimiento
Saber en qué punto está cada cosa sin tener que reconstruirlo en cada reunión.
Más capacidad para la misión
Que es la única razón por la que merece la pena todo lo anterior.
En qué podemos ayudar.
Organización interna
- Procesos
- Tareas
- Responsabilidades
- Documentación
Herramientas y digitalización
- Mejora de herramientas
- Centralización de la información
- Procesos más sencillos
Personas y voluntariado
- Coordinación
- Organización
- Apoyo a la gestión del voluntariado
Acompañamiento técnico
- Apoyo continuado
- Seguimiento
- Resolución de necesidades de gestión
Digitalizar aquí no significa implantar un programa nuevo: casi siempre significa ordenar y centralizar lo que la entidad ya tiene, que es más barato y sobre todo más fácil de mantener.
Una junta directiva tiene que decidir, no perseguir papeles.
Casi todas las juntas con las que trabajamos están formadas por personas que además tienen su trabajo, su familia y, muchas veces, la propia enfermedad o la de un hijo. Nadie firmó para llevar un archivo.
Lo que necesitan no es saberse los detalles administrativos: es llegar a la reunión con la información clara y poder decidir con ella. Eso no se consigue trabajando más horas, se consigue con procesos sencillos y con alguien que sostenga la parte técnica.
No se trata solo de hacer más. Se trata de gestionar mejor.
El encargo puede empezar por una tarea concreta, pero lo que se busca al final es que la entidad aguante sola lo que antes le costaba.
- Funciona con más claridad y menos improvisación.
- La información se conserva aunque cambien las personas.
- Los procesos se pueden repetir sin reinventarlos.
- Crecer deja de significar desbordarse.
Para mejorar una entidad primero hay que entender cómo funciona.
Un manual de procesos escrito desde fuera describe una organización que no existe. Por eso lo primero es sentarse con la junta, con el equipo y con el voluntariado y ver cómo se hacen las cosas de verdad, incluidas las que nadie contaría en una reunión formal. Quien lo hace es trabajadora social y ha estado años en el lado de la entidad, no en el del proveedor.
Y lo hace alguien que además lleva las subvenciones, la contabilidad y los proyectos de entidades como la vuestra: la gestión no se mejora por partes cuando todas las partes se tocan entre sí.
Con qué entidades trabajamos.
Podemos ayudaros si…
- La junta dedica más tiempo a tareas administrativas que a decidir.
- Cada persona hace las cosas a su manera y nadie las ha escrito.
- La información está repartida entre correos, carpetas y documentos sueltos.
- No está claro quién tiene que hacer cada cosa.
- La entidad está creciendo y la estructura se ha quedado corta.
- Queréis digitalizar parte de la gestión sin montar un lío nuevo.
- Necesitáis apoyo técnico continuado y no solo para un encargo puntual.
Preguntas frecuentes.
¿Qué significa externalizar la gestión de una asociación?
Que una parte del trabajo administrativo y organizativo lo lleva alguien de fuera, con la entidad decidiendo siempre. No es ceder el control: es dejar de cargar a la junta con tareas que consumen el tiempo que debería ir a la causa.
¿Podéis ayudarnos solo con una parte de la gestión?
Sí, y es lo más habitual. Se puede entrar por un frente concreto —la documentación, los procesos, el voluntariado— y ampliar o no según haga falta. No hay que contratarlo todo para empezar.
¿Trabajáis con juntas directivas pequeñas?
Sí, y es donde más se nota. Cuanta menos gente hay, más peso tiene cada tarea administrativa y más depende todo de que una persona concreta esté disponible.
¿Podéis ayudarnos a organizar procesos internos?
Sí. Se mira cómo se hacen las cosas ahora, se pone por escrito lo que ya funciona y se simplifica lo que se hace de tres formas distintas según quién lo haga.
¿También ayudáis con herramientas y digitalización?
Sí, con un matiz importante: casi nunca se trata de implantar un programa nuevo. Lo habitual es ordenar y centralizar lo que la entidad ya usa, que sale más barato y, sobre todo, se puede mantener sin ayuda externa.
¿Gestionáis voluntariado?
Apoyamos su organización y su coordinación: cómo se incorpora, quién le da seguimiento y cómo se reparte el trabajo. La relación con las personas voluntarias sigue siendo de la entidad.
¿Trabajáis con asociaciones de pacientes?
Es el ámbito donde más recorrido tenemos, junto con enfermedades raras y discapacidad. Son entidades donde la junta la forman las propias familias, y eso condiciona cuánto tiempo hay y cómo hay que explicar las cosas.
¿Cómo empieza el acompañamiento?
Con una conversación para ver cómo funciona la entidad ahora mismo y qué es lo que más pesa. De ahí sale por dónde conviene empezar y con qué alcance, antes de comprometer nada.
¿Trabajáis solo en Sevilla?
La base está en Sevilla y la mayor parte del trabajo es con entidades de Andalucía. También acompañamos a entidades de otros puntos: buena parte de esto se lleva igual de bien a distancia.
¿La gestión diaria os está quitando tiempo para vuestra causa?
Contadnos cómo funciona ahora mismo vuestra entidad y vemos dónde podemos ayudaros a simplificar, ordenar y mejorar.