Cómo preparar un proyecto antes de pedir financiación

El error de empezar por la convocatoria

La secuencia habitual es esta: alguien ve que ha salido una ayuda, mira el plazo, quedan tres semanas, y la entidad se pone a inventar un proyecto que encaje con lo que pide esa convocatoria.

Sale. A veces incluso se consigue. Pero produce dos problemas que se pagan después. El primero es que el proyecto se parece a la convocatoria y no a la entidad, y eso se nota al leerlo: son textos correctos que podrían ser de cualquiera. El segundo es que luego hay que ejecutar lo que se escribió con prisa, y justificarlo.

La alternativa no es adivinar qué va a salir. Es tener pensado lo que la entidad quiere hacer, con independencia de quién lo pague. Cuando eso existe por escrito, una convocatoria deja de ser una carrera y pasa a ser una pregunta sencilla: ¿esto que ya queríamos hacer encaja aquí?

Empezar por el problema: a quién, qué le pasa y cómo lo sabéis

Antes de escribir una línea hay que poder contestar tres preguntas sin consultar nada. A quién afecta esto. Qué le pasa exactamente. Y cómo lo sabéis.

La tercera es la que casi nadie tiene preparada y la que más peso tiene. Una cosa es decir que las familias de vuestro colectivo están desbordadas y otra poder contar de dónde sale esa afirmación: de las llamadas que recibís, de lo que se repite en el grupo de apoyo, de una encuesta que pasasteis, de los años de experiencia de quien atiende el teléfono.

Esto no se saca de un informe. Se saca de hablar con la entidad, con las familias y con el voluntariado, que es quien tiene la información y no suele tenerla escrita. Un proyecto redactado desde fuera describe un colectivo genérico, y eso se nota en cuanto alguien del ámbito lo lee.

De la necesidad a los objetivos, sin inflarlos

El objetivo general es la frase que dice qué cambia si esto sale bien. Y conviene que sea una sola, que sea sobre las personas y no sobre vuestra organización, y que sea realista para el tamaño del proyecto.

El error típico es escribir objetivos que ninguna entidad del mundo podría cumplir con doce mil euros. «Mejorar la calidad de vida de las personas con X en Andalucía» no es un objetivo: es una causa. Quien lo lee lo sabe, y lo que transmite no es ambición, es que no habéis medido lo que podéis hacer.

Los objetivos específicos son los tramos concretos de ese camino. Pocos, tres o cuatro, y cada uno con algo que se pueda comprobar al final. Si no se os ocurre cómo sabríais que un objetivo se ha cumplido, probablemente no sea un objetivo.

Que las actividades, los indicadores y el presupuesto encajen

Esta es la parte técnica, y es más mecánica de lo que parece: cada objetivo tiene sus actividades, cada actividad tiene su coste, y cada objetivo tiene cómo se mide. Si algo de eso queda suelto, el documento se cae por ahí.

Las comprobaciones que merece la pena hacer antes de dar nada por terminado son tres. Que no haya ninguna actividad que no sirva a ningún objetivo. Que no haya ningún objetivo sin actividades que lo sostengan. Y que cada partida del presupuesto se pueda señalar en alguna actividad concreta.

Los indicadores conviene que sean aburridos y comprobables: número de personas atendidas, sesiones realizadas, materiales elaborados. Un indicador que no se puede recoger mientras se ejecuta es un problema futuro, porque llegará el momento de justificar y habrá que demostrarlo.

Y el presupuesto se construye hacia arriba, desde lo que cuestan las cosas, no hacia abajo desde la cantidad máxima que da la convocatoria. Los presupuestos hechos al revés se notan: siempre suman exactamente el máximo.

Que se entienda desde fuera

Quien valora vuestro proyecto no conoce vuestra entidad, probablemente no conoce vuestro colectivo en detalle, y va a leer muchos proyectos seguidos. Esas tres cosas condicionan cómo hay que escribirlo.

En la práctica significa explicar las siglas la primera vez, no dar por hecho que se sabe qué implica el día a día de vuestro colectivo, y poner los datos importantes donde se ven y no en un anexo. Y significa escribir en frases cortas, que es lo que agradece cualquiera que lleva leyendo desde las nueve.

Una prueba casera que funciona: dádselo a alguien de confianza que no tenga nada que ver con la entidad. Si al terminar no sabe decir qué vais a hacer, para quién y por qué hace falta, el problema no es de quien lo valora.

Cuándo escribirlo

Antes. Lo ideal es tener el proyecto pensado y escrito fuera de plazo, cuando hay tiempo para hablar con la gente y para dejarlo reposar una semana.

Eso no significa tenerlo todo hecho: significa tener la parte que no cambia —el problema, a quién afecta, qué queréis hacer, qué cuesta— lista y guardada. Cuando salga una convocatoria que encaje, lo que queda es adaptarla a su formulario y a sus criterios, que es un trabajo de días y no de semanas.

Es también lo que permite decir que no. Con el proyecto pensado se ve enseguida si una ayuda concreta encaja o si habría que deformarlo para que entre. Y presentarse a una convocatoria que no encaja cuesta tres semanas y suele terminar en nada.

Lo que más veces hemos visto fallar

No son errores de redacción. Son decisiones tomadas antes de escribir que después no hay manera de arreglar con buenas frases.

Escribirlo una vez y reutilizarlo bien

Lo que se escribe para una convocatoria no se tira cuando se resuelve, gane o no. El diagnóstico del problema, la descripción del colectivo, los datos propios y el enfoque de trabajo siguen siendo válidos el año que viene.

Merece la pena guardarlos aparte, fuera del formulario concreto en el que se presentaron, y revisarlos una vez al año. Así, la próxima convocatoria no empieza en una hoja en blanco: empieza en un documento que solo hay que actualizar y adaptar.

Lo que sí cambia cada vez es el encaje: qué prioriza esa convocatoria, qué puntuúa y qué línea financia. Eso es lo que se escribe de nuevo, y es la parte corta.